As planilhas para empresas são um recurso que você usa no seu negócio? Já pensou e avaliou sobre como elas influenciam os lucros, a produtividade, a confiabilidade da informação e, de um modo geral, a eficiência operacional da empresa?
Se você já fez essa avaliação, vai poder se aprofundar nela com base em uma abordagem técnica e profissional. Caso tenha protelado essa análise, vai entender como as planilhas influenciam a prosperidade do seu empreendimento.
Ainda mais no momento atual, no qual as empresas estão se digitalizando, você deve ter muita atenção com a estrutura tecnológica do seu negócio. Disso, depende a competitividade e a maximização do lucro. Confira!
Quais os efeitos do uso de planilhas no final do mês?
Para começar, considere que é humanamente impossível fazer todos os lançamentos, de todas as despesas e receitas, e sem nenhum erro de digitação com o uso de planilhas, especialmente em momentos de grande movimento.
Em uma planilha, todos os dados são lançados em uma mesma pasta, não é possível controlar se um dado é armazenado em um campo errado e está sujeito a uma série de outros erros.
Também poderia digitar o nome de um mesmo cliente de maneiras diferentes e, no momento de relacionar todas as compras que ele efetuou em determinado período, por exemplo, algumas não apareceriam devido aos diferentes registros.
Isso não ocorre por falta de habilidade dos usuários ou de quem fez a planilha, mas sim porque elas não foram desenvolvidas para isso. Além disso, fica difícil controlar quem terá acesso às informações e as pessoas não podem usar as planilhas ao mesmo tempo se elas estiverem salvas em um único arquivo.
Também é mais difícil separar despesas para saber a margem exata de lucro. Não raramente, o empresário observa uma ótima entrada de dinheiro no caixa, mas não o lucro no final do mês.
Quais os benefícios de um controle adequado?
Aparentemente, as planilhas não custam nada. No entanto, elas são caras em produtividade, organização, segurança e lucratividade. Com um bom sistema de gestão voltada para resultados, elaborada e adequada para o porte do seu negócio, sua empresa passa a ter acesso direto, seguro e em tempo real às informações que precisa.
Basta que um cliente pague e que essa informação seja registrada para que, automaticamente, o sistema faça uma série de lançamentos — da entrada do dinheiro no caixa, se for o caso, até a baixa no estoque. Instantaneamente, essa informação estará disponível para consulta, mesmo para outras pessoas e desde que a senha do usuário permita o acesso à informação.
Outro fator determinante é a função integradora. Com as planilhas, é provável que a empresa use um modelo para o estoque, outro para o registro, outro para controlar o fluxo de caixa, enfim, cada processo e setor utiliza um controle independente.
Com um sistema, essas atividades funcionam integradas, você não precisa cadastrar um cliente várias vezes, não corre o risco de registros duplicados com nomes diferentes e conta com diversas funções automatizadas que evitam lançamentos errados.
Como estruturar adequadamente a empresa?
Apesar de mencionarmos apenas alguns exemplos da necessidade de um sistema — já que existem outros motivos —, você já pode perceber que uma boa solução tecnológica vai maximizar os seus resultados.
Porém, a primeira tentação do empresário ao buscar um bom sistema é se concentrar nas funções. Desse ponto de vista, o melhor software é aquele com mais funcionalidades disponíveis. Esse é um ótimo e importante critério, mas existe algo fundamental antes desse aspecto: a equipe do fornecedor.
Uma equipe competente e comprometida com o seu sucesso no uso do sistema é o que vai garantir o melhor aproveitamento da ferramenta. Qualquer nova funcionalidade poderá ser incluída, mas só depois de passar por uma análise técnica detalhada, considerando a viabilidade, as vantagens e as desvantagens dessa inclusão.
Para concluir, considere que a maior vantagem de substituição das planilhas para empresas por sistemas profissionais está no retorno sobre investimento. A empresa consegue ganhos concretos e mensuráveis para maior produtividade, segurança, controle e agilidade. Manter controles precários é prejuízo certo.
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