Programa de ordem de serviço, assistência técnica, vendas, estoque e financeiro: qual escolher?

FinançasGestão 28 de outubro de 2020

Encontrar um programa de ordem de serviço, assistência técnica, vendas, estoque e financeiro que faça tudo em uma só ferramenta pode mudar toda a sistemática do seu negócio, permite automatizar e integrar setores.

Com isso pode reduzir o tempo gasto em tarefas, despesas e trazer aumento dos ganhos.

Mas diante das diferentes opções de programas ERPs disponíveis no mercado, como escolher o melhor? Aquele que realmente se adapta às necessidades da sua empresa por um preço que cabe no seu bolso? Famoso custo x benefício!

Aproveite este post para entender a importância do programa de ordem de serviço, vantagens, sugestões de opções grátis e dicas para escolher o melhor ERP para o seu negócio!

O que é um programa ordem de serviço, assistência técnica, vendas, estoque e financeiro?

É um programa completo que permite acompanhar as ordens de serviço desde a sua emissão até eventuais alterações pelos colaboradores responsáveis, inserir dados para assistência técnica e em meio a isso integrar com setores de venda para dar baixa no estoque e fazer o respectivo controle, tudo sem deixar de lado o financeiro, pois lança as informações no fluxo de caixa, gera documentos fiscais e cria relatórios apurados.

Trata-se de uma ferramenta completa e capaz de automatizar parte das tarefas e ao mesmo tempo, dependendo da qualidade do software, disponibilizar em tempo real as informações para todos os setores.

A nomenclatura que se dá para o sistema de ordem de serviço completo a esse nível é Sistema Integrado de Gestão Empresarial.

Por que contratar um sistema de ordem de serviço?

Prestadoras de serviço necessitam de organização para evitar que informações se percam “no meio do processo”, e atualmente a forma mais eficiente é através da ordem de serviço, que traz garantias ao cliente (de que algo será/foi feito conforme solicitado) e para a empresa, com um documento detalhado com tudo que foi executado.

Pense na seguinte situação. Supondo que possua uma empresa de manutenção de impressoras.

Um técnico recebe uma ordem de serviço para buscar a impressora e fazer a manutenção.

Ao chegar no local, faz os testes iniciais e descobre que a impressora necessita de troca de peças. Descreve essas informações na ordem de serviço e leva para a empresa.

Dois dias se passam e outro técnico fará o conserto. Como saber qual impressora? Quais testes já foram executados? Qual é o orçamento? Quem é o cliente? Data de previsão de entrega?

E pode ficar pior.

Sem uma ordem de serviço, caso o cliente entre em contato com a empresa para saber do andamento, o atendente não terá informações para repassar ao cliente.

Com um sistema de ordem de serviços esses problemas não acontecem. Basta o atendente acessar o sistema e pronto, as informações relacionadas àquele serviço estará detalhada e qualquer técnico ou colaborador poderá acessar se necessário.

A ordem de serviços fica disponível para todos os setores e colaboradores, desde que o administrador permita.

Conheça mais sobre o SommusGestor e Ordens de Serviço.

4 Principais vantagens de um programa ordem de serviço, assistência técnica, vendas, estoque e financeiro

– Controle de estoque eficiente

Com a integração entre ordem de serviço e setor de vendas seu estoque é atualizado automaticamente e evita vender produtos/serviços sem os materiais ou mercadorias necessárias.

– Melhora na produtividade

Parte das tarefas burocráticas e que consomem tempo dos funcionários são realizadas pelo programa, permitindo que os colaboradores foquem nas atividades com maior potencial de retorno financeiro à empresa.

– Gerenciamento financeiro aprimorado

Com os processos de vendas e ordens de serviço, juntamente com o fluxo de caixa, você terá acesso em uma só ferramenta tudo o que ganhou, projeções futuras e um balanço financeiro.

Isso permite tomar decisões administrativas com maior assertividade e encontrar gargalos financeiros em seu negócio.

– Economia

Para a empresa costuma ser mais barato adquirir um único programa de ordem de serviço, assistência técnica, vendas, estoque e financeiro do que utilizar softwares separados para cada função.

Além da economia, as informações ficam organizadas e diminui as possibilidades de erros.

Para que tipo de negócio o programa é recomendado?

O programa é recomendado para todo tipo de negócio, em especial prestadores de serviços que utilizam a emissão de ordem de serviço.

É comum em empresas de TI, oficinas mecânicas, bicicletarias, provedores de internet e negócios envolvendo manutenção de equipamentos eletrônicos ou instrumentos musicais.

Para comerciários ou prestadores de serviço que não necessitam da ordem de serviço, o ERP acaba por auxiliar em outros módulos, como é o caso da emissão de documentos fiscais, controle e automação de estoque e emissão de DANFE e NF-e.

Conheça todas as funções do ERP SommusGestor.

Programa de ordem de serviço gratuito ou pago: qual é a melhor opção?

O programa de ordem de serviço assistência técnica, vendas, estoque e financeiro grátis pode ser uma boa opção para quem está iniciando, mas possui limitações, normalmente muitas!

Seja a quantidade de clientes cadastrados, marca de água do programa no fundo das ordens de serviço, limitação de quantidade de ordens de serviço ou até a impossibilidade de impressão.

Também, frequentemente se observa programas grátis que param de funcionar porque os criadores não atualizam, e assim o usuário acaba por inutilizar todos os dados já cadastrados e sofrer um grande prejuízo.

Outro ponto importante é que dificilmente um programa grátis faz todas as funções, desde a ordem de serviço até o financeiro. O que acontece na prática é que para desbloquear essas funções o usuário precisa efetuar o pagamento de um valor, ou seja, não é REALMENTE grátis.

Por isso os programas pagos tendem a ser a melhor opção.

Ao contratar um programa de gestão empresarial com uma empresa séria do setor, terá todo o suporte necessário, inclusive na implementação, o que pode causar uma verdadeira dor de cabeça se não realizada da forma correta.

A empresa se compromete a guardar os dados de forma segura e ao mesmo tempo faz atualizações frequentes para cada vez trazer funcionalidades novas à ferramenta. Vale lembrar que documentos fiscais sofrem influência de impostos, e estes podem ser alterados, isso exige atualização nos dados do programa, o que pode não acontecer nas versões grátis.

É comum neste momento pensar: mas o valor deve ser caro! E a resposta é NÃO.

Um programa pago e de qualidade como o SommusGestor pode ser adquirido por módulos e a economia de usá-lo costuma se pagar já nos primeiros meses. Veja os planos da ferramenta ERP.

Faça um comparativo de custo x benefício e o quanto vale a pena arriscar seus dados ou perder tempo que poderia estar focando em alavancar o sucesso do seu negócio ao usar um software grátis.

Como escolher o melhor software?

Dúvidas no momento da escolha do melhor software? Separamos as principais características a observar que podem fazer diferença no seu dia a dia de uso:

– Funcionalidades

Um bom programa de ordem de serviço, assistência técnica, vendas, estoque e financeiro deve conter:

  • Ordem de serviço, acompanhamento e controle
  • Processo rápido de vendas de produtos e serviços
  • Pedido, pré-venda e orçamento
  • Registro de notas de entrada NF-e
  • Emissão de documentos fiscais
  • Gerenciamento de contratos e serviços
  • Emissão de NF-e e de serviços
  • Categorias e contas contábeis
  • Fluxo de caixa automatizado com as contas a pagar e receber
  • Gestão de contas a pagar e receber
  • Lançamentos de caixa e contas correntes
  • Emissão de boletos
  • Faturamento
  • Lançamento automático da folha de pagamento de funcionários
  • Registros financeiros da folha de pagamento
  • Gerenciamento de oportunidades de negócio
  • Inclusão e acompanhamento de tarefas
  • Gerenciamento de equipe interna
  • Geração de arquivos eletrônicos (EFD, ICMS-IPI, EFD contribuições ou Sintegra).
  • Relatórios gerenciais detalhados

E como bônus, é preferível integração bancária para facilitar a gestão financeira e diminuir o tempo gasto om pagamento de boletos e faturas.

Veja as funcionalidades e o porquê o SommusGestor é o melhor programa ERP.

– Ferramenta local ou na nuvem?

Priorize a ferramenta na nuvem, pois os dados são registrados em um ambiente seguro e livre de riscos de perda.

No armazenamento local o programa rodará na sua máquina, ou seja, além de deixar o computador pesado poderá perder os dados em caso de vírus, corromper arquivos ou pela necessidade de formatação.

– Qualidade no Suporte e Atendimento

Avalie como o suporte da empresa funciona, se entraram em contato com você quando precisou e as formas de atendimento.

– Implementação

A implementação pode ser um problema se a empresa proprietária do software não fornece um acompanhamento, principalmente para explicar as funções do programa e criar as configurações iniciais.

No SommusGestor, por exemplo, um consultor faz uma reunião ao vivo para explicar todas as funcionalidades e deixar tudo configurado para o cliente.

– Aquisição por módulos

Poucas empresas disponibilizam a aquisição por módulos, ou seja, de acordo com as funções que o cliente precisa, isso porque gera menos lucro para o negócio.

Procure por empresas que disponibilizam essa modalidade, assim o preço do programa fica mais acessível e você contrata realmente os módulos que usará em seu negócio.

– Lastro e seriedade da empresa

Fuja de empresas desconhecidas, sem telefone para contato, sede, endereço fixo, CNPJ ou equipe de funcionários qualificada. Esses são indicativos de que o programa pode ficar sem atualizações ou que, em caso de problemas, não serão resolvidos.

– Custo x benefício

Pensar somente no valor pode custar caro. Faça uma análise de custo x benefício, ou seja, o quanto pagará é “justo” pela quantidade de benefícios e funcionalidades que o programa trará para a sua empresa?

Por que escolher a Sommus Sistemas?

O SommusGestor faz parte do grupo Sommus Sistemas, empresa há mais de 18 anos no mercado, com 40 colaboradores, 7.000 clientes satisfeitos e com sede própria em Lagoa da Prata – MG.

Além disso, buscamos desenvolver um programa com preço acessível, mas com funções de softwares com alto valor no mercado, aprimorando dia após dia com o que há de melhor em tecnologia. Novas atualizações acontecem a todo momento para trazer a melhor qualidade ao cliente.

Nosso suporte está sempre à disposição para tirar dúvidas, inclusive mediante redes sociais como o WhatsApp. E se precisar, um consultor pode fazer uma reunião ao vivo para ajudá-lo! Aqui você terá toda a ajuda que precisa para o seu negócio alavancar.

Todas as funções importantes em um programa, como as que citamos no post, reunimos no SommusGestor.

Ainda tem dúvidas se é o melhor programa para o seu negócio? Experimente GRÁTIS para ter certeza!

Conclusão

Um programa de ordem de serviço, assistência técnica, vendas, estoque e financeiro pode agilizar os processos da sua empresa e mudar toda a sistemática, aumentando a produção, lucros e reduzindo gastos.

Deixar de possuir uma ferramenta tão importante como essa é perder um diferencial competitivo que ajudará na administração e crescimento do negócio. E pior, seus concorrentes já estão usando, isso pode deixar você para trás.

Faça um teste grátis sem compromisso e descubra se uma ferramenta de gestão empresarial pode ajudar o seu negócio.

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