Quer saber como controlar trabalho home office? Fique com a gente e entenda sobre o assunto.
O Home Office já vem sendo um modelo de trabalho adotado por diversas empresas no Brasil e no mundo afora. Possibilitar que os funcionários trabalhem em outro ambiente pode trazer diversos benefícios não só para os colaboradores, mas também para o negócio.
Os funcionários podem ter mais qualidade de vida e passar menos tempo no trânsito, e as empresas reduzem consideravelmente os custos, principalmente em infraestrutura. Ao contrário do que muitos gestores pensam, o home office não reduz a produtividade, contudo, o maior problema é como fazer o monitoramento home office.
Venha agora saber mais sobre essa nova tendência no mundo do trabalho.
O Que é Home Office?
Home Office é o termo utilizado para designar uma modalidade de trabalho em que a pessoa realiza atividades em casa ou em espaços alternativos, como cafés ou ambientes de coworking.
É uma prática comum entre profissionais freelancer, autônomos ou que atuam em empresas com abordagens mais modernas. A infraestrutura necessária é simples e acessível: basta dispor de telefone, computador e conexão de Internet.
Como Gerenciar uma Equipe Home Office
Veja a seguir algumas dicas e recomendações para gerenciar a sua equipe de home office:
Faça reuniões
Apesar de não estarem todos no mesmo ambiente físico, ainda é preciso que a equipe se comunique, troque informações e trabalhe de maneira integrada. Fazer reuniões com certa frequência, ainda que a distância, ajuda a manter o ritmo das atividades e o bom desempenho.
Estabeleça horários
Outro ponto que deve ficar bem claro para os gestores é sobre o horário do expediente que a equipe home office fará, que deve obedecer ao horário comercial. Isso é importante para que haja comprometimento com o trabalho.
Gerencie horários
O controle de horários é importante tanto para empresa quanto para os funcionários. A empresa deve estabelecer os horários e fazer o controle de entradas e saídas por meio de controle de ponto. Isso é benéfico também para os funcionários, que podem se organizar entre momentos de trabalho e momentos de lazer.
Gerencie atividades
Para acompanhar a produtividade da sua equipe home office existe uma variedade de ferramentas online de gerenciamento de tarefas. Assim, após delegar as funções, você pode monitorar o desenvolvimento de cada uma.
Além disso, usar um ERP fará toda a integração de produção, serviços, vendas, fluxo de caixa, emissão de notas, impostos e muito mais. Se você ainda não tem um bom software, você pode gostar de conhecer o NOVO SommusGestor.
Perfil de Funcionário Para Home Office
Trabalhar fora do escritório ou do ambiente da empresa demanda uma série de características e habilidades do profissional, por exemplo:
- Capacidade de se adaptar a novas formas de relacionamento com os colegas;
- Disciplina, responsabilidade e compromisso em cumprir as demandas dentro do prazo;
- Autonomia e habilidades para autogestão de resultados;
- Organização em seu espaço de trabalho em modo home office;
- Equilíbrio e adequação emocional
Trabalhar em home office demandará mudanças de comportamento. Avalie os perfis de seus funcionários; talvez você possa colocar alguns deles em um período de “teste” e observação.
Prioridade de Atividades
É importante esclarecer a diferença entre urgência e prioridade.
A urgência traz consigo datas limites. Quanto mais próximos ficamos dessas datas, maior o grau de urgência.
Se um compromisso ou atividade não tem data, não é urgência, no entanto, se não é realizado, torna-se prioridade, e se não for priorizado, aí sim, torna-se urgência. O ideal é ter o menor número de urgências possíveis.
Atividades que têm prioridade são aquelas que são importantes e precisam ser feitas, mas não necessariamente urgentes. Por exemplo, o que precisa ser feito antes de outra coisa para que algum tipo de trabalho se complete é uma prioridade. O que pode esperar o dia seguinte, não.
Monitoramento de Tempo e Controle de Trabalho Home Office
Um indicador de desempenho utilizado por empresas que estão utilizando home office para fazer o mapeamento de jornada é o horário efetivo de trabalho, que, de acordo com a legislação vigente, deve ser indicado pelo empregador e cumprido pelos funcionários.
É preciso encontrar a melhor maneira de acompanhar o início do expediente e seu término. Existem ferramentas desenvolvidas para essa finalidade.
Veja Também: Como administrar uma empresa em crise?
Software de Acompanhamento de Tarefas
Veja a seguir alguns programas que estão sendo utilizados por empresas para fazer a gestão de atividade em home office:
Trello
O Trello é um programa de monitoramento de atividades e delegação de tarefas para quem trabalha de modo remoto. É uma ferramenta de gestão de projetos, mas tem capacidade de funcionar também como um otimizador de workflow nas empresas. Tem acesso a partir de qualquer navegador e versão gratuita.
Asana
Ferramenta de comunicação em grupo acessada em nuvem. Evita acúmulos de e-mails trocados e possíveis perdas. Além de monitorar conversas e projetos, oferece serviços de gestão tais como a divisão de tarefas, prazos e níveis de prioridade de cada atividade a ser executada.
Bitrix
Bitrix é um aplicativo indicado tanto para home office como para trabalhos remotos eventuais. Oferece relatórios, controle de tempo investido em cada atividade, além de configuração de perfis diferentes: administrador, colaborador, entre outros.
Software de Compartilhamento de Documentos
Veja a seguir algumas das ferramentas de compartilhamento de dados utilizadas por empresas na gestão de atividades em home office:
Workplace
Criado pela rede social Facebook, o Workplace é uma ferramenta para conectar os funcionários de uma empresa. Possibilita a criação de grupos, chats, conferências e transmissões ao vivo. A equipe também tem acesso a um feed empresarial, que pode ser alimentado com conteúdo e informes sobre a empresa. Possui versão gratuita.
Google Suite
O Google Suite fornece versões profissionais de ferramentas como Gmail (e-mails), Documentos, Drive (armazenamento de arquivos) e Agenda (calendário). Todas essas ferramentas têm versões gratuitas e possibilidade de compartilhamento e edição de arquivos em tempo real.
Dropbox
Permite compartilhamento de arquivos em nuvem quando o e-mail não dá conta da capacidade. O compartilhamento de pastas permite que arquivos sejam sincronizados e trabalhados em colaboração.
A importância das Reuniões – Ferramentas
Para manter a frequência e qualidade das reuniões com sua equipe, há também algumas ferramentas de criação de videoconferências que você pode utilizar:
Google Hangouts Meet
Criado pelo Google, o Hangouts Meet é focado em videoconferências para equipes. Uma praticidade é poder enviar o link da chamada para qualquer participante, sem necessidade de instalar aplicativos ou extensões. As reuniões podem ser gravadas e armazenadas no Google Drive.
Zoom
Plataforma de videoconferências. Em sua versão gratuita oferece chamadas individuais ilimitadas, reuniões em grupo de até 100 participantes por 40 minutos e possibilidade de participar sem ter conta.
Microsoft Teams
Criado pela Microsoft, o Teams é um aplicativo de reuniões e troca de mensagens. Traz a vantagem de ser integrado a outros serviços da Microsoft, como Office e Skype.
As chamadas de vídeos podem ter telas compartilhadas e o limite de armazenamento na versão gratuita é de 10GB, com limite de 300 usuários.
Confira também: Controle de Estoque: Como Funciona?
Conclusão
A prática do home office está ganhando mais adeptos com anuência das empresas que encontram na sua adoção a possibilidade de reduzir o estresse das equipes, aumentar a produtividade dos colaboradores e reduzir custos.
O funcionário também encontra vantagens, pois evita desperdício de tempo e energia em deslocamentos até a empresa e pode criar para si um ambiente mais despojado e confortável de trabalho.
Contudo, se você busca como controlar trabalho home office na sua empresa, é preciso manter um controle da gestão financeira e administrativa do negócio ainda maior. Nestes casos, um CRM é OBRIGATÓRIO. Quer saber mais sobre ferramenta de gestão? Saiba mais clicando no botão abaixo!