Manter o controle de estoque atualizado e em condições ideais de uso é fundamental para a gestão de entrada e saída de produtos e mercadorias em qualquer empresa.
Dessa forma, é possível acompanhar a demanda do mercado, bem como eventuais perdas ou extravios de transporte, além de possibilitar à contabilidade um levantamento preciso do lucro liquido.
Além de dar suporte ao gerenciamento, o controle de estoque oferece mais eficiência e organização nos processos internos de sua empresa. Ele também evita desperdícios de tempo e energia na gestão dos recursos financeiros.
O Que é Controle de Estoque?
Controle de Estoque é o termo usado para designar o procedimento utilizado para registrar, fiscalizar e gerir a entradas e saídas de produtos da empresa. Esse monitoramento deve ser realizado tanto para matérias-primas quanto para mercadorias produzidas e/ou vendidas.
Ter um estoque controlado é garantir que existe a quantidade correta de produtos que possibilitem a empresa a operar normalmente e atender suas demandas.
Tem dois tipos de controle de estoque (modalidades): um de matérias-primas, para a produção industrial de grande ou pequeno porte; e outro de produtos finais destinados ao comércio varejista.
Estoque de Matérias-Primas
Esse estoque é típico de empresas do ramo industrial, que produzem mercadorias para que as empresas varejistas as vendam.
A empresa deve ter em estoque todos os materiais necessários para a produção e apurar qualquer tipo de oscilação.
Estoque de Produtos Para o Varejo
Esse estoque está relacionado a empresas de tipo comercial ou de varejo. Seu controle é importante para medir o alto ou baixo desempenho de vendas.
Por exemplo, a permanência de um produto por muito tempo em estoque é um indicativo ruim, pois quer dizer que a demanda está menor que a oferta. Além disso, manter produtos em estoque geram custos de espaço e administração.
Assim, ter um controle de estoque eficiente atrelado a uma ferramenta de ERP (linkar post – ERP) pode auxiliar na redução de gastos desnecessários e organizar com qualidade a produção.
Como Funciona o Controle de Estoque Nas Empresas?
O controle de estoque tem como objetivo informar a quantidade disponível de cada item do estabelecimento e deve ser feito de forma rígida.
Todas as entradas e saídas devem ser registradas e sob apresentação de requisição e identificação, pois é preciso que haja restrições às pessoas com acesso ao estoque.
É recomendada a implementação do inventário rotativo, em que diariamente alguns itens do estoque são selecionados para revisão da contagem.
Com as informações de fluxo de mercadorias no estoque e o fluxo de caixa é possível calcular o giro das mercadorias de forma organizada e precisa. Isso será útil em futuras aquisições e prevenir ou denunciar casos de desvios.
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Controle de Estoque em Excel: Funciona?
Embora as planilhas de Excel tenham sido uma boa opção para a organização do negócio há algum tempo atrás, hoje em dia, com um mercado mais competitivo e imediatista, esse método se tornou arcaico e difícil de compreender, principalmente quando há diferentes usuários e necessita-se de compartilhamento de informações.
O número de dados que precisam ser salvos e examinados são enormes: pagamentos, entrada e saída de produtos no estoque, fluxo da caixa, impostos e faturamento, entre outros. O resultado é a geração de inúmeras planilhas que não se comunicam e podem atrapalhar mais do que indicar soluções.
Outro problema que o grande número de planilhas causa é a maior possibilidade de perda de dados, o que pode causar atrasos na produção e prejuízos, ou ainda ocasionar problemas fiscais.
O trabalho de atualização dessas planilhas é complicado e demorado, porque a cada nova operação ou mudança é preciso alimentar novamente o documento, o que aumenta a probabilidade de erro humano quando comparamos com um processo automatizado.
A análise de dados também leva mais tempo diante da grande quantidade de planilhas a serem processadas, falta de integração, organização e interatividade da apresentação dos dados.
Problemas Causados Pela Falta de Controle no Estoque
A negligência no controle de estoque acarreta consequências negativas para uma empresa que resulta, por exemplo, na perda de mercadorias, prejuízo financeiro, atrasos em compromissos com fornecedores e clientes, dentre outros.
Gastos de manutenção aumentam, requerendo reposições desnecessárias e oportunidades de vendas podem ser perdidas.
Confira a seguir os principais problemas que a falta de controle no estoque pode causar ao seu negócio:
Confira também: Como Administrar uma Empresa em Crise?
Comprar Mais Que o Necessário
Compras em excesso trazem risco de vencimento da validade, necessidade de mais espaço para armazenamento e tomam mais tempo no inventário, além de paralisar capital de giro.
Por isso é necessário saber comprar o suficiente para atender a demanda da sua loja na medida certa.
Mau Armazenamento
Armazenar produtos a altas temperaturas ou em ambientes com umidade excessiva pode causar danos aos itens e levar a perdas.
Se o seu empreendimento não controla perdas, esses produtos não estarão disponíveis no seu estoque físico, mas irão constar nos seus registros.
Não Registrar Todas as Movimentações
Deixar de registrar as entradas e saídas de produtos gera inconsistência no controle do estoque, levando a compras desnecessárias ou atraso na descoberta da falta de mercadorias.
Para evitar essas situações, a gestão de estoque deve ser realizada com disciplina por funcionários bem capacitados e o auxílio de um bom software.
Cadastro de Produtos Sem Descrição Detalhada
Cadastrar um produto com uma descrição incompleta dificulta sua busca e consulta. Caso não haja o código do item para fazer a movimentação, corre-se o risco de não lançar o item correto e gerar uma baixa para outro produto.
Neste caso, o código de barras EAN é um importante aliado do varejista no momento de padronizar o cadastro de produtos. Ele é composto por 13 dígitos, é usado em todo o mundo para identificar produtos individualmente, agilizando o monitoramento e a emissão de notas fiscais.
Quais as Vantagens de Fazer a Gestão de Estoque Com Um ERP?
Há muitos benefícios na adoção de um ERP ou software de gerenciamento de estoque, incluindo a distribuição exata de produtos e serviços, pronto atendimento ao cliente e fechamento mais rápido e seguro das vendas.
Veja agora com mais detalhes os principais benefícios que um ERP pode oferecer ao seu empreendimento.
Ajuda a Minimizar Erros
Os erros na gestão de estoque podem trazer muitos transtornos, como a falta de confiança percebida pelo cliente ao não encontrar as mercadorias desejadas.
Erros assim acontecem quando não se estima devidamente a quantidade necessária de produtos a serem adquiridos.
Um ERP evita situações desse tipo porque gera inventários mais precisos e detalhados, além de alertar quando um produto está em falta.
Controle Das Quantidades de Produtos
A quantidade de produtos é um ponto importante que o ERP ajuda a controlar, indicando que produtos estão tendo maior saída e averiguar necessidade de ajustes no calendário de compra.
Evita Desperdícios de Mercadorias
Um bom sistema ERP também ajuda a diminuir desperdícios. O software de gestão de estoque propicia um maior controle da data de validade de cada produto. Ele indica quais são as mercadorias que estão próximas do vencimento. Isso dará oportunidade e tempo para criar estratégias e otimizar as vendas dos produtos antes que eles se percam e gerem prejuízos, é o caso da promoção.
Aumento Nos Lucros
Um bom ERP pode aumentar os lucros do seu negócio de diferentes formas, por exemplo:
- Redução do retrabalho e o tempo gasto pelos funcionários no lançamento de dados em razão da integração de diferentes setores.
- Otimiza o processo de produção e atua em conjunto com o processo de PVP (LINK POST PVP).
- Permite diminuir a reserva de capital de giro.
- Diminui gastos com estoque.
- Evita desperdícios na matéria prima
- Entre outros
Isso além do fato de que, ao conhecer melhor o seu estoque, poderá criar estratégias mais eficazes que vão contribuir para o aumento dos lucros.
Garante Maior Eficiência Aos Processos
Os processos se tornam mais eficientes porque o ERP integra, e de maneira segura, todo o processo de gerenciamento com a rotina de monitoramento do estoque. Isso agiliza o trabalho dos funcionários e ao mesmo tempo diminui a probabilidade de que cometam erros.
Automatiza o Controle de Estoque
Automatiza controle de estoque de modo que todos os processos passem a ser realizados com mais rapidez e praticidade.
Dessa maneira você consegue colocar os produtos à venda quase que instantaneamente após chegarem, o que contribui para o aumento das vendas e a satisfação do cliente.
Ainda com dúvidas? Confira nosso artigo: O Que é ERP (Ou Sistema de Gestão Empresarial)?
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Uma gestão de estoque eficaz é o pilar de qualquer empresa, pois economiza tempo e esforço para gerenciar o estoque manualmente.
Com um sistema ERP colaborativo em ação, seus funcionários não precisarão fazer relatórios diários, nem ficarão “enrolados” com inúmeras planilhas difíceis de entender. E ainda assim terão sempre dados prontos e atualizados acerca do estoque.