Em alguns casos, nos dias atuais, a gestão de compras pode ficar em segundo plano em muitas empresas, mas é preciso compreender que grande parte do lucro de um negócio depende de sua eficiência. São nas compras que todo o processo começa, e você sabe quanto o preço e a qualidade dos produtos influenciam no seu resultado.
Quer cuidar da sua lucratividade desde o início do processo? Então confira nossas dicas!
O que é gestão de compras?
Gestão de compras é o conjunto de atividades de planejamento e controle do processo de compras. O objetivo é comprar melhor a um custo mais baixo e, ao mesmo tempo, garantir o fluxo ideal de entrada de mercadorias em ajuste fino com o financeiro, de modo a não desestabilizar o caixa.
Quais são as dicas para uma boa gestão de compras?
Para que você saiba como otimizar suas aquisições, listamos 6 dicas que farão com que sua gestão de compras seja um fator estratégico em seus negócios.
1. Selecione bons fornecedores
Fornecedores são como uma continuidade do seu negócio. Com uma boa seleção, você consegue, por exemplo, encontrar parceiros que entregam seus produtos com agilidade e pontualidade, o que permite diminuir o seu estoque. Além de poder usar parte do valor que fica imobilizado no estoque em divulgação, em uma ação estratégica, compra de equipamentos ou outra prioridade, isso também diminui o prejuízo com estrago de perecíveis.
2. Avalie e negocie frequentemente com os seus fornecedores
No entanto, por melhores que sejam os seus fornecedores, é sempre possível melhorar. Trocar feedbacks sobre os pontos que merecem atenção, como atraso em entregas, prazos insuficientes e outros critérios que considere importantes para o seu negócio, é o primeiro passo para melhorar a relação com seus parceiros.
O ideal é estabelecer uma cultura na qual fique claro que o comprometimento do fornecedor em melhorar os processos do seu negócio é o melhor que ele pode fazer para ajudar a rodar o estoque, que é o principal motivo para você comprar mais desse mesmo parceiro.
3. Faça uma boa previsão
Especialmente nas compras que necessitam de maior antecedência, a previsão da necessidade de compras faz muita diferença. Erros nessa tarefa podem prejudicar o processo e gerar prejuízos com estoque elevado e custos de armazenagem.
Para uma boa previsão, você precisa contar com relatórios confiáveis, fáceis de consultar, com dados em tempo real e que considere variações sazonais. Só assim é possível comprar a quantidade certa em períodos de grande variação de demanda, como feiras, festas e outros eventos que ocorrem na sua região. Por isso, a tecnologia é um grande ponto de apoio da gestão de compras.
4. Agilize a cotação
Um dos grandes ganhos que você pode ter com a tecnologia é justamente com relação à execução de cotações. Sistemas de cotação web automatizam parte do processo, melhoram o compartilhamento — inclusive com os fornecedores —, e eliminam custos com papel e impressão.
5. Aprimore o processo
Um processo de compras bem elaborado é meio caminho andado em direção à excelência. Além de poder determinar o modo o qual melhor funciona, você parte de um modelo que pode ser monitorado e aprimorado continuamente.
6. Conte com um bom sistema de gestão
Para reforçar o apoio que a tecnologia pode dar à gestão de compras, vale mencionar as contribuições de um sistema de gestão para essa atividade. Como a gestão de compras está diretamente ligada à gestão do estoque, a primeira funcionalidade a considerar é a configuração do estoque de segurança.
Ela permite que a quantidade mínima de cada produto seja registrada para que o sistema informe os produtos que estão em baixa por meio de relatórios. Você também pode verificar facilmente os produtos sem giro e negociar com seus fornecedores a solução desse problema.
Outro ponto determinante é a gestão dos pedidos de compra via sistema. Eles evitam enganos, facilitam a conferência no momento do recebimento e geram um registro do seu histórico. Com essa informação, você consegue tomar decisões mais assertivas sobre suas compras.
Para concluir, considere que a gestão de compras não é apenas um trabalho técnico e sistemático. Antes de tudo, envolve o relacionamento e uma política de negociação bem estruturada e hábil.
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