Uma empresa sem um relatório de fluxo de caixa possivelmente estará desgovernada, gastando mais do que pode ou faturando menos do que deveria.
Sem a ferramenta o administrador desconhece a saúde financeira do negócio e deixa de ter acesso a informações importantes como:
- Quantas vendas realizou no mês e qual é o faturamento?
- Qual é a despesa do negócio? Quais categorias de gastos estão acima da expectativa?
- Qual é o saldo operacional e o saldo a transportar para o mês subsequente?
- Qual é a expectativa de despesas e faturamento para os próximos 6 meses?
Outro ponto que torna o fluxo de caixa tão importante é a possibilidade de projetar dados. Perceba, as despesas podem sofrer variações, mas tendem a ser pequenas.
Uma fatura de luz, salário dos funcionários ou pagamento de fornecedores provavelmente permanecerão dentro de uma margem de gastos.
Assim, se a empresa apurou R$ 30.000,00 de custos e despesas em junho/2020, possivelmente para julho a previsão é que esse valor se mantenha e consequentemente, precisará organizar sua estratégia e investimento para faturar um montante suficiente para gerar lucros capazes de suprir os R$ 30.000,00 de custos e despesas, ou seja, ficar no famoso zero a zero.
Você não tem esta ferramenta tão importante no sucesso do seu negócio?
Então aproveite e leia até o final este post que vamos ensinar como montar um fluxo de caixa passo a passo, disponibilizar uma planilha e a turbinar a sua empresa com integração e automação.
O que é fluxo de caixa?
Antes de responder o que é precisamos entender que existe uma confusão em relação a essa importante ferramenta de gestão.
Na teoria contábil você vai encontrar um relatório que se chama DFC – Demonstrativo de Fluxo de Caixa.
O DFC é uma mega ferramenta, mas muito pouco utilizado pela esmagadora maioria das micro e pequenas empresas.
Nosso foco aqui é o Fluxo de Caixa, geralmente uma planilha de Excel ou uma ferramenta disponível dentro dos melhores softwares de gestão, caso do SommusGestor.
Muitos empresários ainda utilizam as planilhas, mas lidam com uma dificuldade tremenda, pois tem que pesquisar informações no seu sistema de gestão, transportar para a planilha e analisar os resultados.
Acontece porém que uma empresa é totalmente dinâmica, assim que você coletar as informações no sistema de gestão, dois segundos depois, uma nova venda, compra ou mesmo um recebimento de um título poderiam influenciar fortemente a análise do fluxo de caixa, mas não estarão planilhados, pois aconteceram depois que você coletou os dados.
Sendo assim, não há o que discutir, a melhor forma de preparar o fluxo de caixa é dentro do seu sistema de informação, já que ali todas as informações estarão atualizadas e o resultado final corresponderá a um cenário muito mais próximo à realidade.
Bom, mas voltando ao ponto central “o que é fluxo de caixa”, saiba que é uma ferramenta importantíssima para gestão de qualquer empreendimento, pois ela facilita o trabalho do gestor, desenvolvendo cenários futuros (dias, semanas ou meses) que possam demonstrar ao empresário como se comportará a entrada e saída de recursos financeiros na empresa.
Tudo se inicia a partir da inserção do valor financeiro disponível no momento em que for gerar o Fluxo de Caixa.
Com esse valor inserido, a planilha começa a totalizar todas as entradas financeiras previstas para o próximo dia.
Da mesma forma os pagamentos previstos para acontecerem também serão lançados.
Assim, sabendo quanto a empresa tem de dinheiro disponível, acrescentando as receitas que ela provavelmente terá no dia de amanhã e deduzindo as despesas que também deverão acontecer chega-se ao saldo final previsto para o próximo dia.
Esse saldo pode ser positivo, negativo ou mesmo nulo, zerado. Saldo negativo indica que a empresa precisará agir para buscar recursos para bancar as saídas previstas para aquele dia.
Os recursos podem vir de um empréstimo, de uma promoção relâmpago, da venda de algum bem ou mesmo da negociação de novo prazo de pagamento a um fornecedor.
Saldo positivo indica que haverá sobra de dinheiro e que o gestor deveria buscar uma remuneração dessas sobras, por exemplo, aplicando esses recursos.
Entretanto é importante analisar a previsão de saldos por uma sequencia de dias, uma semana, um mês ou alguns meses, mas porquê?
Porque a situação pode mudar de um dia para outro e as sobras previstas para amanhã estejam totalmente comprometidas com pagamentos que acontecerão depois de amanhã ou na semana que vem.
O que é fluxo de caixa projetado?
O Fluxo de Caixa projetado é a possibilidade de o gestor antever cenários futuros que envolvam os recursos financeiros da empresa diante de variáveis diversas, como, por exemplo, a expectativa de aumento de vendas.
Quando se projeta um aumento de vendas de 10%, naturalmente o empresário espera um crescimento na margem de lucro da empresa, mas de quanto seria?
Tenha certeza que o percentual não será o mesmo, pois nem todas as despesas e custos acompanharão esse aumento de 10%, talvez só alguns.
É fato que a empresa gastará mais, pois terá que repor esses produtos vendidos pelo aumento na expectativa de faturamento.
Comissões também sofrerão alteração, mas dependendo desse aumento de vendas nenhum custo fixo aumente.
Por outro lado, se as vendas dobrarem, funcionários serão contratados, equipamentos serão comprados e muitas outras despesas acontecerão.
Projetar o fluxo de caixa é fazer com que as variáveis se efetivem, traçando um cenário muito próximo da realidade caso a empresa consiga aumentar suas vendas em 10%.
Como Montar um Fluxo de Caixa
Como abordado anteriormente, há diferentes maneiras de montar um fluxo de caixa, você pode utilizar ferramentas como o Excel ou um ERP automatizado capaz de integrar variadas funções, por exemplo:
Uma venda é realizada na empresa, este dado é importado para o fluxo de caixa automaticamente, gera uma NF, também, dará baixa no produto no estoque.
Se estiver com poucas unidades, informará a necessidade de repor e entrar em contato com o fornecedor.
Além disso, se necessário, enviará um boleto para o cliente e ao final, com o balanço de faturamento, emitirá os documentos fiscais e tributários.
Tudo que um bom ERP pode fazer para facilitar a montagem do Fluxo de Caixa da sua empresa o SommusGestor disponibiliza.
Nele o fluxo de caixa é gerado de forma intuitiva e simples, mas se precisar de ajuda, um consultor estará à disposição, basta entrar em contato e conhecer mais sobre a nossa ferramenta.
Entretanto, se a sua empresa ainda não utiliza o SommusGestor, vamos te mostrar como montar um fluxo de caixa simplificado usando uma planilha do Excel, a qual disponibilizaremos no final do post gratuitamente.
Passo a Passo para Montar uma Planilha de Fluxo de Caixa
A planilha foi desenvolvida para fins didáticos e poderia abordar muitos outros recursos, porém, ela tem funcionalidades básicas capazes de montar um fluxo de caixa para um pequeno empreendimento.
Para casos mais complexos, sugerimos que utilize o SommusGestor.
Para fins de exemplificação, a planilha de fluxo de caixa foi desenvolvida para uma empresa de prestação de serviços, no caso a “Home Office Terceirização de Serviços Ltda.”
A empresa trabalha com terceirização e suas receitas são oriundas de contratos de prestação de serviços os quais recebe mensalmente de maneira recorrente. O Fluxo de Caixa foi projetado para um período de 2 semanas.
Vamos ao passo a passo:
Verifique o dinheiro em caixa
Qual é o valor que a sua empresa já possui em caixa? É importante inserir esta informação para que tenha o resultado líquido final correto.
Por exemplo, supondo que hoje a Home Office tenha em caixa e disponível nos bancos ou cofre um total de R$ 6.000,00.
Este montante deve ser inserido na célula que armazena o saldo inicial (no canto superior direito da planilha).
Organize e categorize entradas e saídas
Categorizar significa inserir as entradas e saídas dentro de um mesmo grupo.
Então você agrupa todas as receitas de contratos que serão recebidos em “Receitas de Contratos de Serviços”. O mesmo vale para qualquer grupo de despesas.
A partir da categorização você tem a opção de analisar com maior eficiência os gastos e descobrir os potenciais responsáveis pelos gargalos financeiros, por exemplo.
Receitas e Despesas
Com as receitas e despesas categorizadas, informe na coluna específica de cada dia do período projetado o valor que a empresa tem expectativa de receber uma receita ou que terá que pagar uma despesa.
Utilize sempre o pessimismo quando estiver estimando as receitas, já em relação às despesas, o conselho é que seja sempre muito conservador e aponte toda e qualquer expectativa de desembolso.
Sendo assim, faça o lançamento de todas as despesas. É importante informar até mesmo os gastos pequenos, pois ao final pode representar um valor considerável.
Existem muitos tipos de receitas e despesas, por isso seja criterioso e adicione-as de acordo com seu negócio. Não deixe nada para trás.
Entendendo a planilha de Fluxo de Caixa
Criamos três grupos distintos de movimentação financeira:
- Receitas: onde vamos inserir as receitas previstas;
- Despesas: onde relacionamos vários tipos de despesas que irão acontecer no período projetado;
- Outras movimentações: onde poderemos indicar outras fontes de créditos ou débitos que acontecerão em virtude da empresa experimentar um gargalo financeira em algum momento do periodo projetado e tiver que buscar dinheiro em bancos, por exemplo.
Note que estimamos as receitas para todos os dias do período projetado.
Em alguns dias o valor foi mais vultuoso, noutros mais modestos. O importante é manter o critério: seja pessimista na previsão do quanto realmente entrará de recursos em cada dia, pois é muito fácil um cliente atrasar um pagamento, mas sua empresa atrasar com seu fornecedor já é mais complicado.
De forma diferente foram tratadas as despesas, lançamos tudo, tudo mesmo, que a emrpesa terá de pagar no período projetado.
Na linha que apura o “SALDO DO DIA” subtraimos do valor total das receitas o montante das despesas. Na maioria dos dias no período projetado o resultado foi positivo, exceto nos dias 8, 10 e 15 de julho.
Nesses dias a empresa tem mais compromissos a pagar do que receitas a receber. Então, nesse momento, acende-se o primeiro sinal de alerta. Pode ser que nessas datas a empresa tenha um gargalo financeiro.
Mas para o perfeito entendimento, antes de falarmos da “OUTRAS MOVIMENTAÇÕES” precisamos explicar a linha que apura o “SALDO ACUMULADO”.
Na prática, o saldo acumulado é a soma dos recursos que ficarão disponíveis no próximo dia considerando todas as movimentações dos dias anteriores. Exemplo:
- No primeiro dia, 6 de julho, a empresa tinha previsão de receitas de R$ 5.000 e despesas de R$ 500, ou seja, o saldo do dia seria de R$ 4.500. A esse valor ainda seria somado o quanto a empresa tinha de disponibilidade antes de projetar o fluxo de caixa, no caso, R$ 6.000. Nesse sentido o valor disponível no final do primeiro dia do fluxo de caixa (6 de julho) seria de R$ 10.500.
- Assim, mesmo que o saldo do dia tenha sido de R$ 4.500, para o próximo dia a empresa iniciaria suas atividades com R$ 10.500 para suprir suas necessidades.
- E ai esse valor vai se acumulando para todos os outros dias projetados. Note que no dia 8 o saldo do dia foi negativo em R$ 2.900, mas como a empresa tinha saldo acumulado no dia anterior de R$ 13.500, apesar do valor negativo, não houve gargalo financeiro, pois o saldo acumulado foi utilizado para bancar o déficit.
- De maneira diferente no dia 10 de julho o fluxo apontava um déficit muito grande, R$ 17.450 e o saldo acumulado anterior era de apenas R$ 11.600. Nesse dia, se a empresa não buscasse uma solução ela enfrentaria um gargalo e não conseguiria honrar seus compromissos junto aos fornecedores e funcionários.
Aí é que entra a importância do grupo “OUTRAS MOVIMENTAÇÕES”. Já que o gestor foi precavido e projetou o fluxo de caixa do período, lá no dia 6 ele já sabia que teria um gargalo no dia 10.
Então ele, com a máxima antecedência, buscou ajuda e conseguiu R$ 6.000 emprestado. Esse recurso somado ao saldo acumulado possiblitou que ele pagasse todas as obrigações do dia 10 com tranquilidade.
Nesse ponto que está a grande sacada do Fluxo de Caixa: saber com antencedência o que pode acontecer com as finanças do seu negócio.
Agindo previamente o gestor tem tranquilidade para buscar as melhores soluções, inclusive encontrar as melhores alternativas de remuneração dos recursos que se retirados do fluxo não afetariam a operação do negócio.
Como fazer um fluxo de caixa perfeito: A SommusGestor Tem a Solução
Com o SommusGestor você lança os dados e seleciona as categorias, ao final pode gerar relatórios completos, interativos e com gráficos que facilitam a análise pelo gestor.
Além disso, com a integração que só o ERP possui, você consegue automatizar processos e turbinar o seu fluxo de caixa, por exemplo:
Na venda de um produto ou serviço você pode gerar um boleto automaticamente e enviar para o cliente.
Se for um serviço recorrente, temos um módulo de gerenciamento que além de inserir no fluxo de caixa ele gera Nota Fiscal.
E claro, basta selecionar um período que terá uma tela com todas as contas a receber e o que está em atraso para pagamento.
Sabe o que é ainda melhor?
A possibilidade de fazer a integração bancária. Assim você pode exportar remessas de boletos e deixar que o SommusGestor realize a quitação sem precisar perder tempo.
Aproveite ainda os relatórios gerenciais, com DRE e um importante indicador de inadimplência de pagamentos.
Confira todas as vantagens de usar um ERP para fazer o fluxo de caixa, integração e automação da sua empresa.
Dúvidas de como fazer o fluxo de caixa da sua empresa? Deixe nos comentários que responderemos!
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