A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) é conceituada como um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, as transações comerciais que acontecem entre empresas e seus clientes. A formatação/estrutura da NF-e é padronizada para garantir facilidade na leitura dos dados por qualquer pessoa.
O modelo de Nota Fiscal Eletrônica surgiu para substituir a nota fiscal de modelo 1 e 1-A.
E qual o 1º passo para emitir nota fiscal eletrônica?
*Primeiramente, o computador onde será emitida a NF-e deverá ter acesso à Internet;
*Sua empresa precisará de um certificado digital, que é uma assinatura digital e que assegura a validade jurídica ao documento a ser emitido, confirmando sua autenticidade, e que possibilita ao Fisco acompanhar os trâmites realizados em tempo real;
Você encontrará empresas específicas para fazer estas certificações, e o seu contador será a pessoa ideal para te ajudar.
*Sua empresa precisará solicitar credenciamento para emitir a NF-e junto a secretaria da fazenda, atente-se as regras específicas do seu estado, e procure seu contador para iniciar o credenciamento;
*Com o certificado digital em “mãos” e credenciamento junto a Sefaz correto, você precisará escolher qual emissor de NF-e irá utilizar. Existem softwares gratuito e softwares como o Autosys NF-e que estão prontos para emitir a NF-e e são interligados com faturamento/gestão, você precisa analisar qual se encaixa melhor no seu dia-a-dia, e sua empresa estará pronta para faturar as vendas.
Atente-se: as notas fiscais precisam ser guardadas por um prazo de 5 anos, a regra estabelecida na legislação é manter os arquivos XMLs tanto para quem emite quanto para quem recebe a nota.
Não confunda o documento DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) com o arquivo XML, o DANFE é apenas um documento impresso que facilita o processo de transporte da mercadoria para casos de fiscalização e consulta da NF-e, pois nele consta impresso a chave de acesso para consulta da NF-e na internet, portanto ele pode ser descartado, o que vale na regra é apenas o arquivo XML.
Para as empresas emissoras de NF-e vale muito a pena investir na contratação de um bom sistema de backup, onde possa salvar todas as emissões de NF-e (XML) e você ficará despreocupado.
Outro detalhe importante, as empresas que tem cadastro como MEI (Microempreendedor Individual), ainda não consta nenhuma lei que obrigue a emissão de NF-e, porém, se houver interesse ou alguma necessidade advinda de algum cliente, a empresa MEI poderá sem nenhum problema iniciar o uso da emissão de NF-e, nestes casos, recomenda-se que converse com seu contador para avaliar as melhores condições.
A Sommus está pronta para lhe ajudar.
Abraços, equipe Blog Sommus!