Você considera que tem o pleno controle das vendas realizadas no caixa? Pode acessar informações sobre o movimento em tempo real? Coleta dados que permitem programar pagamentos e recebimentos com precisão? Acompanha o seu lucro e a sua receita instantaneamente no sistema de caixa? Esse acompanhamento bate com o que sobra no final do mês?
Se quaisquer perguntas dessas foram respondidas com dúvidas, esse é um forte indicativo de que há um problema no sistema de caixa. Se faltam informações, algo está errado em um setor no qual o controle pode fazer a diferença entre lucro e prejuízo. Continue a leitura e entenda os detalhes!
A importância do controle de vendas
Um bom sistema de caixa é fundamental para a melhora do desempenho financeiro do estabelecimento. Para entender e nunca mais esquecer o quanto ele é significativo, vamos usar uma analogia que você compreende melhor do que ninguém.
Relembre o quanto os ingredientes são importantes para a qualidade dos pratos que você prepara. Um arroz de tipo inferior; tomates e cebolas excessivamente maduros ou verdes; e carne de bois idosos, por exemplo, mudam totalmente o resultado da refeição.
Mas qual a relação disso com o caixa? Para responder a essa pergunta, é preciso perceber que os ingredientes do controle das vendas são os dados, e eles são registrados no sistema de caixa. Dados de baixa qualidade vão gerar informação ruim, imprecisa, difícil de entender, além de muito trabalho.
Isso significa que o controle de vendas aumenta a produtividade e melhora a qualidade das informações que você usa para manter as finanças sob controle. Como resultado, você consegue turbinar os lucros do seu restaurante.
As vantagens da informatização
No tópico anterior, você já teve informações para concluir sobre as vantagens mais importantes de um bom sistema de caixa, mas outros ganhos ocorrem como consequência da melhora de controle que ele proporciona, e listamos alguns deles para você.
Redução de erros
A redução de erros ocorre em todos os aspectos que dependem do caixa, o que acaba influenciando positivamente a melhora no atendimento. Por exemplo, do aspecto operacional, um controle mais apurado ajuda a evitar erros no fechamento de mesas e outros enganos de cobrança que são bastante desagradáveis.
Ao registrar corretamente todos os lançamentos, você também evita cometer equívocos fiscais, seja na emissão do cupom, seja no envio de informação para a contabilidade.
Automatização de relatórios
Além de melhorar a qualidade da informação, permitindo melhores decisões de marketing e um controle efetivo dos recursos, muitos dos seus relatórios passam a ser gerados automaticamente. Você pode aplicar filtros para consultar o desempenho do restaurante em um período, por exemplo, mas as informações estão no sistema em tempo real.
O cálculo da margem de lucro, por exemplo, vai poder ser verificado a qualquer hora e com base nas configurações que você determinar. A reposição do seu estoque ficará confiável devido a utilização de relatórios precisos de reposição com base no estoque ideal.
Integração
Quando você usa planilhas e outras aplicações independentes para controlar o seu caixa, a impossibilidade de automatizar a geração de relatórios não é o único problema. A falta de integração gera retrabalho e favorece erros de digitação, pois aumenta a quantidade de dados que precisam ser lançados.
Melhora do controle de estoque
Como o sistema integra as informações de controle, até mesmo o monitoramento de estoque é facilitado, o que garante que não faltem itens do seu cardápio e que não haja armazenamento em quantidades desnecessárias.
Além disso, prejuízos com mercadorias e eventuais desvios ficam muito mais difíceis, pois é possível relacionar a baixa no estoque com o resultado de vendas.
Processos mais ágeis
Vários recursos de automação, funcionalidades como a comanda eletrônica, integração com a balança, tecnologia touch screen, pedidos através de cardápio digital e fechamento parcial da mesa agilizam todo o trabalho de rotina.
Além de agradar o cliente com uma melhor experiência, resultante da eficiência, há impacto direto na sua produtividade, o que também aumenta os lucros.
A escolha do sistema de caixa
Para muitos empreendedores do ramo, escolher a solução ideal pode ser complexo. Afinal, o conhecimento técnico sobre tecnologia não é um requisito para abrir restaurantes e bares. Na verdade, é esse o motivo de se escolher um sistema: contratar quem tem essa formação técnica para ajudar com isso.
Por isso, você deve começar com critérios sobre a empresa fornecedora e sua equipe. São esses os profissionais que desenvolvem o sistema e suas funcionalidades. Se eles forem talentosos, o sistema será ótimo. De outro lado, se a equipe não for boa, um software aparentemente bom provavelmente esconde problemas.
Confira qual a formação e experiência dos responsáveis, desde o vendedor. Se ele não estiver comprometido em ajudá-lo a solucionar seus problemas, isso pode ser um sinal de que o resto da equipe também não estará.
Desse aspecto, procure avaliar a preocupação da empresa em elaborar um método para auxiliá-lo na utilização do sistema. Do mesmo modo que ocorre com o treinamento dos garçons, seus colaboradores precisarão ser capacitados e ter suporte técnico.
Avaliar depoimentos de outros clientes e casos de sucesso é um ótimo modo de verificar todos esses detalhes. Afinal, você não quer apenas ouvir uma promessa que pareça confiável, mas uma indicação concreta de que terá a ajuda necessária.
Feitas essas considerações prévias, você precisará avaliar se o sistema oferece as funcionalidades que seu estabelecimento busca. Desse aspecto, prefira fornecedores especializados no seu segmento. Além de conhecerem como o negócio de bares e restaurantes funciona, eles podem se dedicar com mais exclusividade ao desenvolvimento de recursos específicos.
Concentre-se nas possibilidades de relatórios, no controle e na facilidade de uso. Além disso, você pode precisar cadastrar descontos se, por exemplo, tiver algum contrato de fornecimento para alguma empresa em condições especiais. Essas funções de que você sente falta no seu dia a dia e que mudam caso a caso fazem parte de uma lista que chamamos de “levantamento de requisitos”.
Procure fazê-la para determinar o que não pode faltar no seu controle das vendas, mas concentre-se nos problemas que você deve resolver e deixe que o fornecedor do sistema de caixa demonstre as soluções que oferece para cada um deles. Quanto melhor ele for em resolvê-los, mais poderá contar com ele.
Não protele esse benefício para o seu negócio. Entre em contato e permita que nossa equipe demonstre a solução para o seu controle de vendas.